Tone of voice van jouw organisatie

Hoe klinkt jouw stem?

Wellicht heb je de term al vaker gehoord of heb je er zelfs dagelijks mee te maken. De tone of voice is de stem of klank van je bedrijf. Het is de manier van communiceren vanuit een merk of organisatie.

De term ‘tone of voice’ bestaan uit twee onderdelen: de tone en de voice. Helder, nietwaar? De voice is altijd leidend, sluit aan bij de merkstrategie en is de basis van alle uitingen. De tone kan per doelstelling, het medium en/of doelgroep iets afwijken, maar is altijd gebaseerd op de voice en de merkidentiteit.

Waarom een tone of voice?

Het wordt steeds belangrijker om een vaste tone of voice te hanteren, en er zijn een aantal goede redenen: Een tone of voice sluit aan op je brand- of corporate story en creëert het gevoel dat grotendeels bepaalt hoe jouw merk of organisatie wordt ervaren. Het geeft je merk of organisatie als het ware een persoonlijkheid. En daarnaast onderscheidt het je ook nog eens van je concurrenten.

De tone of voice is vooral gericht op je doelgroep(en). Maar let op: de doelgroep napraten wordt als vervelend ervaren, zeker als de spreekstijl niet matcht met jouw merkidentiteit of corporate identity. Schoolbesturen die jongeren willen overtuigen om voor hun opleiding te kiezen met ‘hip’ jong taalgebruik… dat jeukt, nietwaar?

Het toepassen van één spreekstijl is uitdagend bij bedrijven of organisaties met meerdere vestigingen en afdelingen. Bundel de spreekstijl met de brand- of corporate story daarom in één document. Zo ontstaan er een aantal richtlijnen waardoor iedere werknemer vanuit dezelfde toon kan communiceren. Dit kan prima onderdeel zijn van een brandmanual. Een aantal richtlijnen zijn:

Merkidentiteit (oftewel missie & visie)
Doelstelling
Medium
Buyer persona’s (oftewel doelgroep)

Ook voor ZZP’ers kan het lastig zijn om altijd consequent te blijven in alle uitingen en met name emoties ‘in control’ te houden. MKB’ers of zelfstandigen hebben vaker direct contact met hun klanten, in plaats van te spreken vanuit een organisatie. Daarom is het ook hier verstandig om een klein document te hebben waar de tone of voice in is vastgelegd, zodat je hier altijd op terug kunt vallen.